Das Bundesdatenschutzgesetz verbietet die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten.
Bestimmte Dokumente müssen laut gesetzlichen Vorgaben für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Frist können
die Regale und Aktenschränke im Archiv endlich ausgeräumt werden. In der Regel ist es einmal im Jahr so weit: Große Mengen vertraulicher
Informationen sind verantwortungsbewusst zu entsorgen.
Während sich Unternehmer Gedanken über die sichere Datenlöschung von mobilen Geräten machen, landen viel zu häufig Papierdokumente mit
vergleichbarem Schutzbedarf einfach im Papiercontainer. Während Passwörter und Verschlüsselungstechniken vertrauliche Informationen auf
dem Firmenserver schützen, stehen sie in Papierform oft leicht zugänglich im Büro. Doch die gesetzliche Pflicht bezüglich des Datenschutzes
gilt selbstverständlich auch für Papierdokumente.
Grundsätzlich verbietet das Bundesdatenschutzgesetz die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten. Das bedeutet,
mit personenbezogenen Daten darf nur gearbeitet werden, wenn eine ausdrücklich erlaubte Ausnahme von diesem grundsätzlichen Verbot vorliegt.
Es muss also einen gesetzlich geregelten Grund geben, der die Verarbeitung der Daten erforderlich macht. Das bedeutet gleichzeitig, dass diese
Daten zu löschen sind, sobald die Erforderlichkeit nicht mehr gegeben ist und kein anderes Gesetz eine Aufbewahrung ausdrücklich verlangt.
Es ist ein Trugschluss zu glauben, man handle gesetzeskonform, wenn man Unterlagen mit personenbezogenen Daten einfach über den Müll entsorgt,
sobald man sie nicht mehr verwenden darf. Wer solche Daten verarbeitet, ist auch dafür verantwortlich, dass kein Dritter unbefugten Zugriff
darauf erlangen kann. Daher sind Papierakten mit schützenswerten Informationen auf eine Art und Weise zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht
rekonstruiert werden kann. Je nach Schutzbedarf der zu vernichtenden Akten sollte beim Einsatz von Aktenvernichtern eine entsprechende
Zerkleinerungsstufe gewählt werden. Orientierung bietet hier die europäische Norm EN 15713:2009 (in Deutschland: DIN EN 15713).